안녕하세요! 그랩 팀입니다.

이번 편에서는 효율적인 인사와 조직관리의 출발점인 회사의 조직도에 대해서 함께 알아보려고합니다!

조직도의 유래와 작성하는 방법부터 그리고 그랩을 활용한 조직도 관리까지 한눈에 파악해보세요~


우선 조직도란 무엇일까요?

조직도의 첫 시작은 1855년 뉴욕 앤 이리 철도회사의 총감독이었던 대니얼 맥칼럼이 자신이 감독하던 5000여 명의 직원에게 더 빠르게 연락하고 더 효율적으로 관리하기 위해 고안되었다고 합니다! (데이비스 버커스 경영의 이동)


이처럼 조직도는 해당 조직의 구성과 인원을 한눈에 알 수 있도록 도식화한 것을 뜻하는데, 기업은 조직에 맞게 업무를 분담하고 해당 업무를 담당하는 팀을 구성하는데 업무의 시스템을 마련하고 내부에 새로운 인원이 들어왔을 때 쉽게 조직의 구성과 역할을 이해할 수 있도록 하는 역할을 합니다!


우리나라 정부의 조직도를 보면 큰 규모의 경우 조직의 체계가 매우 복잡하기 때문에 이처럼 도식화하여 나타내는 경우가 많습니다. 공공기관이나 일정 규모 이상의 기업 조직의 경우 내부에 업무체계가 조직도와 동일하게 이루어지는 경우가 많은데 조직도는 크게 기업의 전체를, 작게는 한 팀의 업무와 역할을 구분하고 표시하며 명령과 보고체계를 확립하거나 업무 프로세스를 보여주며 각 부서별로 어떠한 권한과 책임을 가지고 있는지도 도식화하여 보여주기도 합니다. 한눈에 기업의 조직 구성과 인원을 보여준다는 점에 있어서 기업의 조직관리적인 측면이나 인사관리적인 측면에서 매우 효율적인 도구임을 보여줍니다.


그렇다면 조직도는 어떻게 작성해야할까요?

조직도는 부서, 직급, 해당 부서의 인원과 세부적으로 업무내용까지 함께 적는 경우도 있습니다. 핵심기관 또는 가장 높은 부서가 가장 위쪽, 그 아래 하위 기관과 부서들이 위치하는 상하 구조의 조직도를 가장 많이 사용합니다. 상황에 따라 좌에서 우로 읽는 조직도를 사용하기도하며 기업의 필요에 따라 한눈에 쉽게 알아볼 수 있는 형태로 조직도의 구조를 자유롭게 구성하기도 합니다.

 

기존 조직도는 조직 내 상하관계와 보고체계를 명시하기 위한 기능이 컸다면, 최근엔 수평적인 조직문화가 점차 확대되면서 점점 업무와 역할을 중심적으로 보여주며 상하 배치식 말고도 좌우로 배치하거나 원형으로 배치하는 등 다양한 모습의 조직도를 볼 수 있습니다.




조직도 작성 시 주의사항이 있을까요?

(1) 유기적인 업무가 가능하도록 조직을 구성합니다.

회사에서 업무를 처리할 때 상호교류 없이 독립적으로 일을 수행하는 부서는 없습니다. 따라서 회사는 각 부서가 서로간의 업무를 이해하고 유기적으로 업무를 교환할 수 있도록 상호보완적인 조직을 구성해야합니다. 


(2) 업무의 성격을 고려하여 조직도를 만듭니다.

어느 조직이든 업무 특성과 환경에 따라 조직을 구성해야 일처리가 원활하고 조직원들의 업무 능력이 향상됩니다. 조직도를 만들기 전 '일 중심으로 조직도를 만들 것인가', '사람 중심으로 조직도를 만들 것인가'를 결정한 후 업무의 성격에 따라 조직도를 구성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 고객과 관계가 잦은 부서는 사람 중심의 관계를 바탕으로 업무를 처리할 수 있도록 조직을 구성합니다.

조직도 어떻게 만들어야하나요?

1. 마이크로소프트를 활용한 조직도 만들기 방법




마이크로소프트의 엑셀, 파워포인트, 워드 등에서 조직도를 쉽게 만들 수 있도록 지원해주고 있습니다.

SmartArt 그래픽 기능을 이용하여 조직도를 만들고 내부적으로 공유하는 방법입니다. 기업 내에서 조직도 작성으로 가장 많이 쓰이는 방법 중 하나입니다.

다만 도식화한 조직도를 내부적으로 사용하는 사내 공유 플랫폼에 공유해두거나 입사시마다 프린트해서 나눠주는 경우로 쓰여 지속적으로 관리를 해줘야하는 방법입니다.



(1) 삽입 탭의 일러스트레이션 그룹에서 SmartArt를 클릭합니다.



(2) SmartArt 그래픽 선택 갤러리에서 계층 구조형을 클릭하여

조직도형 레이아웃을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.



(3) 텍스트 상자를 클릭하여 조직도 내용을 수정하여 작성을 완료합니다.



2. 그랩을 활용한 스마트한 조직도 관리 방법

그랩은 다른 부서/팀과의 업무공유에 편리한 협업툴 + 업무용메신저입니다. 그랩 내부에서도 '조직도' 기능을 지원하고 있습니다.

별도의 조직도 도식화를 만들지 않아도 되는 방법이며 따로 연락처를 공유하지않아도 바로바로 팀원의 정보를 확인할 수 있습니다.



그룹 형태로 된 조직도로 팀/부서별 분리가 가능하며, 현재 근무중인지 퇴근중인지 다양한 상태기능 또한 지원되고 있습니다.

대화명, 직급, 상태메세지, 프로필 사진을 지원하며 클릭 시 해당 직원의 상세정보인 연락처, 이메일주소, 생년월일 등 한 눈에 직원의 정보를 파악할 수 있는 기능이 포함되어 회사에서 사용하기 편리한 업무용 메신저로 스마트하게 조직도를 관리할 수 있습니다.




<TIP, 그랩 조직도 꿀팁!>

신입사원이 입사했을 때 가장 먼저 해야하는 일이 바로 상사분들과 팀원들의 전화번호를 모두 저장하는 일이랍니다!

사원이 적을 경우 저장의 수고로움이 적지만, 사원이 많을 경우 모두 저장하는데 별도의 시간이 들 만큼 오래 걸리기도 합니다.


또한 회사가 지역마다 여러 지점이 있거나, 외근직이 많은 사원이 있는 곳은 담당 직원이 퇴근했는지, 또는 다른지점의 직원이 휴가를 갔는지 등 확인의 어려움이 많았으며 다른 지점의 담당자가 퇴사한지 모른채 퇴사하고 연락하는 경우가 생기기도 합니다.

이처럼 스마트한 그랩을 사용할 경우 별도의 번호를 저장하지 않아도 핸드폰과 연동이 되는 점, 그리고 직원들의 근무상태를 파악할 수 있다는 점, 또 퇴사한 직원의 상태도 확인할 수 있다는 점 등 다양한 꿀팁이 숨어있답니다!



우리 회사는 현재 조직도를 어떻게 관리하고 있는지, 조직도 관리로 인해 불필요한 시간을 만들고 있는지 한번 확인해보세요!